Fungsi Surat

Surat dinilai efektif, jika apa yajig disampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengiriman. Karena itu isi surat harus jelas, mudah dimengerti dan dipahami pihak penerima, tidak menimbulkan salah paham dan keragu-raguan bagi pihak penerima. 

Tandanya bahwa pihak penerima tidak ragu-ragu dan tidak mempunyai kesan yang tidak keliru tentang surat tersebut adalah bahwa penerima akan membalas dan memberikan jawaban yang sesuai dengan kehendak penerima. 

Oleh karena itu para koresponden dan para konseptor serta para pengelola administrasi harus hati-hati dan teliti dalam me-nulis surat, agar tidak menimbulkan kesan yang buruk tentang organisasi, instansi dan perusahaan pihak penerima. Dengan demikian itu surat harus berfungsi dan berguna bagi organisasi.

Ada beberapa fungsi surat yaitu sebagai berikut.
1) Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
2) Alat mengingat atau berfikir, misalnya surat yang telah diarsipkan.
3) Media komunikasi.
4) Duta atau wakil penulis.
5) Alat tata usaha.
6) Pengukur maju mundurnya aktivitas suatu usaha.